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第1篇 Excel——高效的表格与数据处理软件Chapter 01 快速输入与编辑数据2

1.1 文字的输入3

1.1.1 在编辑栏中输入3

1.1.2 在单元格中输入4

1.1.3 文字的自动换行功能5

1.2 数值数据的输入5

1.2.1 输入0开头的数据6

1.2.2 设置保留的小数位数7

1.2.3 输入负数7

1.3 货币符号及会计专用格式的添加8

1.3.1 使用“数字格式”快速添加货币符号9

1.3.2 设置默认的货币格式9

文秘应用 设置产值利润对比表10

1.3.3 快速添加“会计专用”格式11

1.4 自动填充数据11

1.4.1 快速填充相同数据12

1.4.2 填充有规律的数据13

1.4.3 自定义填充数据15

文秘应用 自动填充员工编号15

1.5 复制与移动数据17

1.5.1 使用复制、剪切功能复制与移动数据17

1.5.2 从快捷菜单中选择粘贴选项19

1.5.3 通过拖动法复制与移动数据20

1.6 查找和替换数据20

1.6.1 查找替换文字或格式21

1.6.2 使用通配符进行高级查找23

1.7 防止输入无效数据的有效性设置24

1.7.1 设置有效性条件24

1.7.2 设置提示信息25

1.7.3 设置出错信息26

文秘应用 手机号码输入限制26

Chapter 02 快速格式化工作表27

2.1 设置单元格格式28

2.1.1 在功能区中设置文本格式28

2.1.2 在功能区中设置对齐格式30

2.2 设置边框和底纹32

2.2.1 快速打造边框33

2.2.2 快速添加表格底纹34

2.3 用颜色显示适合条件的单元格36

文秘应用 设置文件传阅单36

2.3.1 突出显示单元格规则37

2.3.2 数据条38

2.3.3 图标集39

2.3.4 自定义条件格式39

2.3.5 管理条件格式40

文秘应用 用条件格式显示业务完成量40

2.4 套用表格格式43

2.4.1 套用预设表格格式美化工作表43

文秘应用 用条件格式显示员工培训成绩43

2.4.2 套用表格格式后不考虑位置筛选数据44

2.5 创建页眉和页脚45

2.5.1 在“页面布局”视图下编辑页眉和页脚45

2.5.2 在“页面布局”对话框中插入页眉和页脚47

Chapter 03 高效管理表格数据49

3.1 快速排列表格中的数据50

3.1.1 简单排序51

3.1.2 高级排序52

3.1.3 自定义排序53

文秘应用 为公司员工销售业绩排序54

3.2 筛选55

3.2.1 自动筛选56

3.2.2 通过关键字筛选数据58

3.2.3 自定义筛选59

3.2.4 高级筛选60

3.3 分类汇总60

3.3.1 创建分类汇总61

文秘应用 汇总各部门员工薪资管理表61

3.3.2 多级分类汇总62

3.3.3 分级显示数据63

Chapter 04 高效办公中SmartArt图形与图表的应用64

4.1 使用专业的SmartArt图形65

4.1.1 插入图片类型的SmartArt图形66

4.1.2 输入图形文本67

4.1.3 在SmartArt图形中插入图片67

4.1.4 设计SmartArt图形68

4.1.5 格式化SmartArt图形71

4.2 快速应用图表75

4.2.1 在功能区中快速选择图表类型76

4.2.2 改变图表类型77

文秘应用 制作广告投放数量图表77

4.3 设置图表格式78

4.3.1 快速设置图表布局和样式78

4.3.2 手动设置图表标签的布局和格式79

4.3.3 设置坐标轴和网格线的格式80

4.3.4 设置图表背景81

4.4 对图表进行分析84

4.4.1 使用趋势线预测未来84

4.4.2 为图表添加折线86

4.4.3 为图表添加误差线87

文秘应用 对三家网站满意度调查图88

4.5 使用迷你图显示数据趋势90

4.5.1 创建迷你图分析数据90

4.5.2 修改迷你图92

Chapter 05 使用数据透视表分析表格数据96

5.1 创建数据透视表97

5.2 编辑数据透视表98

5.2.1 添加字段98

5.2.2 更改字段布局100

5.2.3 更改汇总字段汇总方式100

5.2.4 更改值的数字格式101

5.2.5 更改值显示方式102

5.3设置数据透视表的显示方式102

文秘应用 使用数据透视表分析员工请假信息102

5.3.1 活动字段的展开与折叠103

5.3.2 筛选数据透视表中的数据103

5.3.3 插入切片器筛选数据透视表104

5.4 设置数据透视表格式106

5.4.1 设置数据透视表布局106

5.4.2 套用数据透视表样式107

5.5 创建数据透视图108

5.6 编辑数据透视图109

文秘应用 使用数据透视图分析员工请假信息110

Chapter 06 高效办公中公式与函数的运用112

6.1 工作中常用的Excel计算功能113

6.1.1 使用∑自动求和113

6.1.2 使用“求和”列表快速统计个数与平均值114

6.1.3 在状态栏中快速查看基本统计结果115

6.2 求解计算结果的公式116

6.2.1 公式的基本元素117

6.2.2 公式中的运算符117

6.2.3 公式的输入119

文秘应用 计算商品销售金额119

6.2.4 公式中单元格的引用方式120

文秘应用 统计产品供应清单121

6.3 专业求解的函数122

6.3.1 函数的结构123

6.3.2 在公式中使用函数123

6.3.3 函数的嵌套使用124

6.4 文秘工作中常用的函数126

6.4.1 AND函数126

6.4.2 TEXT函数127

6.4.3 YEAR函数128

6.4.4 IF函数128

6.4.5 COUNTIF函数131

6.4.6 SUMPRODUCT函数132

文秘应用 统计报销费用大于500元的个数132

6.4.7 RANK.AVG和RANK.EQ函数133

6.4.8 VLOOKUP函数134

6.4.9 MATCH函数136

Chapte 07 数据的有效保护138

7.1 工作簿的保护139

7.1.1 设置密码保护工作簿139

7.1.2 使用数字签名保护工作簿140

7.1.3 执行“保护工作簿”命令保护工作簿141

7.2 工作表的保护143

7.2.1 取消工作表标签的显示143

7.2.2 隐藏重要工作表144

7.2.3 执行“保护工作表”命令保护工作表145

7.3 单元格的保护146

7.3.1 设置用户编辑区域147

文秘应用 保护工资额计算公式149

7.3.2 保护部分单元格150

7.3.3 隐藏单元格中的核心数据151

第2篇 Excel在文秘与行政中的应用Chapter 08 文秘常用单据的制作154

8.1 部门借款单据设计155

8.1.1 建立工作表155

8.1.2 输入借款单内容156

8.1.3 调整借款单的行高与列宽157

8.1.4 合并单元格使借款单规范化158

8.1.5 插入行添加借款单制作单位158

8.1.6 设置单元格文字的格式159

常见问题 三联借款单如何使用159

8.1.7 使用“边框”对话框添加框线160

8.1.8 设置打印范围与票据的打印162

8.2 制作销售收据163

8.2.1 使用框线列表快速绘制销售收据表格163

8.2.2 文本对齐方式的应用164

8.2.3 让单元格内文字垂直显示165

经验分享 销售发票（收据）的种类与购买165

8.2.4 设置单元格日期格式166

8.2.5 为销售金额添加货币符号167

8.2.6 为单元格添加色彩167

经验分享 发票和收据的联系与区别168

8.2.7 完成销售收据中各项金额的计算169

8.2.8 自定义单元格格式让金额大写显示170

8.2.9 为邮编添加几何图形符号171

经验分享 财务凭证中对数字金额书写的要求171

8.2.10 将销售收据保存为模板172

经验分享 发票、收据的管理172

常见问题 收据是否都不能入账172

专家点拨 注重办公室桌面环境和心理环境建设174

Chapter 09 企划书的制作175

9.1 创建企划书176

经验分享 企划书的基本构成要素176

9.2 制作产品开发项目组成员组织结构方案178

9.2.1 用形状制作组织结构图178

经验分享 企划书的一般格式178

9.2.2 设置单元格背景181

9.3 制作新产品的网络营销方案182

9.3.1 插入SmartArt图形182

常见问题 营销企划书应该怎么写183

9.3.2 插入形状及内容184

9.3.3 设置文档效果185

经验分享 商业企划书186

常见问题 商业企划书的用途是什么186

9.4 制作新产品项目进度方案190

专家点拨 商务用餐礼仪191

Chapter 10 公司会议安排与会议室使用管理193

10.1 会议室使用预约194

10.1.1 导入会议室使用预约表模板194

10.1.2 用颜色标出会议室预约情况195

10.1.3 筛选会议室可用时段196

10.1.4 查询某部门会议安排197

10.2 跟踪会议准备工作198

常见问题 准备会议的工作有哪些198

10.2.1 建立会议前期工作执行检查表199

10.2.2 使用甘特图分析任务执行情况201

经验分享 成功会议的十大注意事项201

经验分享 制作会议邀请函203

10.3 会议签到210

常见问题 怎样做好会议室管理工作210

10.3.1 制作会议签到表211

10.3.2 将成员名字按英文字母顺序排列212

10.3.3 使用数据有效性为列席人员划勾213

10.3.4 统计会议成员出席情况215

经验分享 会议组织者在会议中的注意事项218

经验分享 会议组织者在会议结束时需注意的问题217

专家点拨 文秘协调人际关系的方法和技巧218

11.1 公司员工用车状况分析221

11.1.1 创建公司员工用车情况表221

经验分享 轻松拟定车辆使用和管理规定221

经验分享 公司车辆使用规定的十项内容224

11.1.2 筛选某部门的用车情况225

11.1.3 筛选私事用车且耗费较高的员工226

11.1.4 分类汇总各部门用车耗费227

11.1.5 用对比条形图比较因私与因公用车状况230

常见问题 司机的职责是什么230

11.2 公司车辆的财产清查与折旧评估239

11.2.1 使用自定义单元格格式快速录入数据239

常见问题 车辆折旧应该如何计算239

11.2.2 计算本期与累计提取的折旧金额240

经验分享 国家标准汽车折旧表240

11.2.3 数据的保护242

常见问题 固定资产净残值应如何计算243

常见问题 如何管理公司车辆246

专家点拨 如何成为上司重用的秘书248

Chapter 12 客户信息管理250

12.1 编辑客户资料表251

12.1.1 在客户资料表中使用超链接251

12.1.2 在客户资料表中使用批注252

常见问题 企业如何有效地保护客户信息253

12.2 制作客户订单254

12.2.1 拆分冻结窗格254

常见问题 如何建立客户忠诚度254

12.2.2 编辑客户订单表格中的公式255

12.2.3 编辑客户订单表内容258

经验分享 客户信息基本内容259

12.3 制作订单数据透视表和数据透视图260

12.3.1 创建数据透视表260

12.3.2 创建数据透视图264

经验分享 客户关系管理264

12.4 编辑客户折扣管理表266

经验分享 客服中心服务规范用语267

专家点拨 电子邮件使用礼仪269

Chapter 13 员工资料库与人事管理270

13.1 编辑员工基本资料表271

13.1.1 输入员工身份证编码271

13.1.2 从员工身份证中提取出生日期、性别等有效信息272

13.1.3 应用DATEDIF函数计算员工工龄273

13.2 管理公司员工考勤信息274

13.2.1 制作公司动态考勤记录表274

13.2.2 统计员工迟到、早退和请假情况277

13.2.3 统计员工加班时间并计算加班工资279

常见问题 如何编写公司考勤管理制度280

13.3 统计员工工资281

13.3.1 利用函数统计员工工资表281

经验分享 工资的相关概念281

13.3.2 统计员工缴纳的社保情况283

常见问题 社保包括的内容有哪些284

13.3.3 制作工资明细表285

经验分享 办理养老保险的相关手续285

常见问题 养老保险缴费数额的计算方法287

13.3.4 根据员工工资明细表制作工资条288

13.4 为每个员工建立信息查询表289

13.5 分析员工工资情况291

13.5.1 创建员工工资分析表291

13.5.2 利用条件格式分析工资数据292

13.5.3 使用数据分析工具分析工资领取状况293

13.5.4 创建带下拉列表的员工工资统计图295

专家点拨 做个高效工作的文秘297

Chapter 14 公司办公用品管理298

14.1 建立办公用品库存明细表299

14.1.1 自定义物品名称序列299

14.1.2 自定义物品编号300

14.1.3 突出显示小于安全库存的物品302

经验分享 安全库存302

14.1.4 库存物品查询304

经验分享 建立办公用品管理系统的优势308

常见问题 如何管理圆珠笔.便贴纸之类物品308

14.2 建立办公用品需求登记表311

14.2.1 设定需求上限311

14.2.2 保护工作表编辑区域312

14.2.3 共享工作簿313

14.2.4 对超出需求上限的录入发出警告313

经验分享 复印方法313

14.2.5 快速标识超出需求上限的数量314

14.2.6 统计各办公用品需求量315

14.3 办公用品采购统计317

14.3.1 统计各办公用品拟购数量317

经验分享 办公用品的使用原则317

常见问题 采购办公用品前需要做哪些准备318

14.3.2 使用SUMPRODUCT函数计算拟购金额320

专家点拨 优秀秘书所应具备的知识与技能321

Chapter 15 制作公司新产品调查问卷322

15.1 设计调查问卷的内容323

15.1.1 设计问卷的标题和前言323

常见问题 如何使调查问卷结果更真实323

15.1.2 设计问卷主体324

经验分享 市场调查与市场调查问卷327

15.2 接收调查问卷结果328

15.2.1 制作问卷调查结果接收表328

15.2.2 自动接收问卷结果329

经验分享 市场调查的方法329

15.2.3 将编码转换为问题选项332

15.3 统计调查结果334

15.3.1 用REPT函数生成图形分析产品定价334

常见问题 调查问卷的构成有哪些337

15.3.2 用多边形图分析受访者月收入分布情形338

常见问题 调查问卷的题型有哪些340

经验分享 李克特量表构造步骤343

15.3.3 分析产品定位345

常见问题 什么是有效问卷345

专家点拨 秘书管理时间小窍门347

第3篇 拓展应用350

Chapter 16 Excel与其他软件的协同使用350

16.1 创建与使用共享工作簿351

16.1.1 创建共享工作簿351

16.1.2 编辑共享工作簿353

16.1.3 断开用户与共享工作簿的连接355

16.1.4 停止工作簿的共享状态356

16.2 在Excel中导入不同类型的数据357

16.2.1 在Excel中导入Word文档内容357

16.2.2 在Excel中导入Access数据360

16.2.3 在Excel中导入文本数据361

16.2.4 在Excel中导入网站中的数据362

16.3 将工作表输出为PDF格式363