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第1章 如何写出具有说服力的商务文件1

1.组织好语言，让自己说话的重点清晰明了2

2.商务文件中仅包含相关内容7

第2章 如何让读者真正阅读你的商务文件，并做出回应13

1.使用充实的“切记”内容14

2.使用标题和副标题，让自己的逻辑和想法一目了然15

3.使用多种字体强调关键点20

4.使用项目符号和编号突出重要信息22

5.使用图形和表格表达复杂的金融和技术资料31

第3章 如何把文章写得简明扼要36

1.写作之前先思考并做好计划37

2.措辞简要38

3.去掉陈词滥调和重复的内容41

4.使用主动句（“把”字句）42

5.把句子长度控制在15～28个字46

第4章 如何运用适当的写作风格48

1.运用适当写作风格的关键原则49

2.使用能够让读者理解的语言来增加文章的说服力50

3.用更多的代词增强自己与读者之间的联系50

第5章 如何用叙述方式引导自己写作54

第6章 如何让文章行文流畅58

1.让句子的平均长度保持在15～28个字59

2.把主语和动词放到前面60

3.利用新旧信息流来增强观点之间的联系61

第7章 如何让商务写作更加具有创造力67

第8章 如何确定是否需要创建一个正式的大纲69

第9章 如何有计划地开始商务写作71

1.列出关键点，并为其排序72

2.使用工作规划表72

3.使用模板提高效率和生产力74

4.查看其他人已经写出的类似文件77

5.与朋友讨论77

第10章 如何为高层管理者撰文79

1.从最重要的信息开始写80

2.区分切题与不切题的详细资料81

3.请高层管理者确定对复杂文件的具体期望81

4.查阅类似文件的范文81

5.从为同一高层管理者撰文的其他作者处寻求反馈信息82

6.段落不要过长82

7.避免写作风格方面最致命的错误：过于非正式或过于正式，过度使用法律术语，过于冗长83

8.只要有可能就去重新阅读以前文件被修正或改变过的地方，了解高层管理者的喜好及其所关注之事83

9.小心谨慎地选择是否要跟高层管理者争辩84

10.不要想当然地认为高层管理者没有向你反馈信息，就是他们非常喜欢你的文章84

第11章 如何分享技术资料85

1.使用格式化工具让读者迅速了解你的文章要点86

2.使用普遍都知道的语言，对你必须使用的技术术语做好解释89

3.从你们的技术解决方案能给读者带来的收益开始写89

4.使用主动句92

5.组织好文章的内容，以便能让内行和外行读者都看得懂93

第12章 如何撰写规章、程序95

1.确定规章、程序的总体目标96

2.用数字编号、项目符号和粗体字列出每个主要措施和所有分项措施96

3.明确每条程序措施和步骤由谁来负责98

4.用标题和副标题确定不同的程序和步骤措施100

5.使用表格和图形对某个过程或某套规章、程序进行解释和说明102

第13章 如何规避电子邮件中的风险104

1.绝对不要发送那些如果你在报纸头版上看到也会感觉不舒服的信息104

2.绝对不要发送你公司或收件人认为敏感的信息105

3.绝对不要发送或删除那些关系到调查或即将发生调查的电子邮件105

4.绝对不要认为你可以发送匿名电子邮件，哪怕只有十亿分之一秒这样的想法也不行106

第14章 如何传达坏消息107

1.把消极问题转化为机遇，以建立客户的满意度和忠诚度108

2.勇于承认自己的问题和错误112

3.了解如何以及何时道歉会对你不利113

第15章 如何为高层管理者撰写财务文件115

1.将分析报告的篇幅和交易风险的统计数据相结合116

2.在写作之前草拟贷款的相关事宜，提高写作效率118

3.使用策略规划组织关键的判断和观点，并在交易模板的每个部分罗列支撑该观点和判断的详细资料和信息119

4.从最重要的信息开始写，以增加文章的说服力120

5.使用视觉策略让重要、关键的主旨及重大的问题和争论点一目了然124

6.仅包含相关的详细资料，有助于读者对交易的理解126

7.删除不必要的重复，减少读者的阅读时间129

8.让句子的平均长度保持在28个字以下，以此增加文章的可读性129

9.使用较为简单的词语，让句子更加容易理解130

10.评估交易的整体质量131

11.在提交之前先作校对133

第16章 如何写出具有说服力的演示文稿134

1.优先组织和安排与客户最相关的信息134

2.使用标题信息突出文章中的关键点137

3.只包含与客户或读者的需求和目标相关的信息139

4.将你公司的优势与客户需求连接起来141

5.创建令人印象深刻的图像报告142

6.创建有效的演示文稿144

第17章 如何撰写成功的执行摘要、销售信函及电子邮件146

1.使用执行概要突出提交建议的整体价值147

2.在销售信函和电子邮件中强调你能提供的利益154

3.使用简单易懂的语言与客户联系，增强说服力157

4.改编曾经发出的有效的销售信函或电子邮件163

5.为客户设计可以让他们瞬间读取有用信息，并能够立刻采取行动的提案、销售信函或电子邮件165

第18章 如何写感谢信或跟进说明166

1.制定一个日常工作的习惯，让撰写感谢信和跟进说明成为你每天或每周工作的一部分167

2.使用具体的细节信息，让每位客户都能感觉自己受到了重视，避免发出内容笼统的信件169

3.展现自己良好的一面172

第19章 如何撰写能引起别人注意的简历和求职信174

1.简历175

2.求职信180

第20章 如何确定什么情况下不适合发送电子邮件184

什么情况下不要发送电子邮件184

第21章 如何从学术写作飞跃到商务写作187

1.以读者需要的关键信息开头，即使他们没有阅读整篇文件或电子邮件也会了解其中的大概内容188

2.利用视觉工具提高文章说服力并减少读者的阅读时间191

3.只包含读者所必需的关键信息、行动、程序步骤和细节192

4.写作要有智慧和正确的意识194

第22章 如何确保自己撰写的文章是正确的198

1.组织结构198

2.内容199

3.视觉上的排版安排199

4.行文风格200