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目录3

办公环境3

一、环境管理3

□环境静美4

□因地制宜4

□交通方便5

□便于协调5

二、环境管理技巧5

□办公室内布置的原则6

□办公室的环境管理，还应注重几种因素7

三、工作环境8

□工作人员8

□物品供应11

□杂务处理12

□办公室的气氛和美化12

四、办公室的物理条件14

□温度要求15

□空间15

□消防15

□清扫16

□急救16

□卫生设施16

□饮水16

□减少噪音16

□改善照明17

□空调设备与通风17

□清洁卫生设备17

□安全预防18

五、办公室陈设19

□办公室功能的主要内容19

□办公室平面布置几种类型20

□办公人员的面积合理分配21

一、办公自动化的作用27

□节省时间27

□提高工作效率，减少办公费用27

办公自动化及信息自动化27

□提高决策的准确性和科学性28

□促进管理现代化28

二、办公自动化主要设备29

□常规类办公设备29

□信息处理设备29

□通信类设备29

三、信息工作自动化30

办公厅（室）主任的任命33

一、办公厅（室）主任的工作特点33

二、办公厅（室）主任的基本要求35

三、办公厅（室）主任的基本条件37

□参谋助手作用39

四、办公厅（室）主任的基本作用39

□信息咨询作用40

□联系协调作用42

五、办公厅（室）主任的工作原则44

□实事求是原则44

□效率原则44

□保密原则45

六、办公（厅）室主任的工作职责47

□承办职责47

□参谋职责49

□管理职责52

□协调职责56

秘书的配备61

一、秘书的适应性原则61

二、秘书的职能性原则62

三、秘书的类型性原则64

□准确周密65

四、秘书工作的基本原则65

□迅速及时67

□安全保密69

□实事求是71

□主动负责73

办公室工作艺术77

一、会议方面77

□诱导沉默者77

□对于多话者的处理方法78

□会议理想场地七条件80

□会议选定时限五要点84

□如何防止迟到86

□出席的谋略86

二、对待下属89

□批评下属五步骤89

□责备方式的五个步骤91

□间接的责备方式93

□责备切勿引起恼恨94

□切勿伤人自尊心95

□先听听对方的辩白96

□宽慰是上策98

□指责全体并无效果99

□不要仰仗权力101

□不可揭人疮疤103

□冷眼旁观与孤立104

三、共事相处104

□慎防他人的疑忌105

□锋芒不是求人知的方法107

□恃熟卖熟的大忌109

□怎样处理办公室内的谣言110

□公司新人建立自己的形象112

□礼多人不怪114

□力求表现116

□执行命令的要点117

四、上下级关系117

□上司眼中的理想下属118

□应有的工作态度119

□怎样与上司建立关系120

□食君之禄，担君之忧122

□指出上司错误的技巧123

□跟上司应酬124

□新官上任125

□切忌越级报告126

□如何对付不听话的下属127

□怎样避免人才流失128

□测知别人对自己信赖程度的方法129

□务求能说能做133

□不可成为去处不明的人134

□不应突然提出难题136

□尽量缩短与上司的心理距离137

□为何未获上司认可139

策划工作空间145

一、选择一项基本设计145

□U型工作区域145

□L型工作区域146

□平行式工作区域146

二、使主要计划更上一层楼146

三、选择办公室的家具147

□桌子148

□档案柜149

□多功能机器设备151

四、省钱之道151

五、整体计划办公室家具152

家庭办公室的“文房四宝”157

一、重要性157

二、基本文具及补充项目159

□基本文具159

□补充项目160

□永远带着清单上文具店买东西161

三、节省开销161

□不买超过你所能储存的量162

□在大削价时买的东西不一定是你最需要的162

□只买你要的东西，也只买你要的数量163

□确保品质163

□到折扣店买163

□在用完之前补买，别急着早库存163

□尽可能节省开支163

四、储备多余的办公用品164

□同类项合并165

□增加透明度165

□在储放处贴清单166

□拿掉文具的包装节省空间166

一、书桌该有什么169

□桌面上的问题169

让办公室布局更合理有序169

□“第二工作面”171

二、规划书桌的抽屉172

□清理过时东西172

□把常用的东西放在一块173

□滚动的东西分隔开173

□为文具买个抽屉分隔架173

□保留期的东西173

□消除坏了的东西173

□常用档案抽屉174

□分门别类好找东西174

三、公文架、文件篮的正确使用方法175

□公文架使用175

□文件篮的重要性175

四、利用墙面177

□书架177

□告示板178

□为节省一分钱而努力180

□墙面信插180

五、利用工作链181

个人办公用品中的“现代化武器”185

一、螺旋式装订笔记185

□决定你要上面装订式或侧面装订式的185

□选好用法185

□一页三用186

□规划工作及电话186

□一天翻一页186

二、电脑化记事186

□你的电脑全日开机吗187

□你不常在办公室吗187

□你会保持电脑日程表的时效性吗187

三、口袋型电子笔记188

□优点189

□缺点189

四、使用卡片索引式档案190

□第一类索引档案系统191

□第二类索引档案系统192

□第三类索引档案系统193

□第四类索引档案系统194

□第五类索引档案系统194

□第六类索引档案系统195

建立档案系统199

一、资料分类199

□集中堆放199

□把资料分别归于五类中199

□回到待处理“置物篮”200

二、档案种类200

□目前正在使用的档案资料201

□供做参考用的档案资料201

□记录性质的档案资料201

□立刻处理（A）202

三、P-A-P—E-R系统202

□放进置物篮（P）202

□归档（P）203

□记入日程表再归档（E）203

□丢了它（R）203

四、使用你目前的档案系统204

□帐单档205

□内部档案夹205

□等答复205

□待处理205

五、参考资料档案的两种型式：有效的和过时的207

□有效的207

□过时的207

六、清理你的档案208

□将所有资料分成四类209

□记录性资料优先处理209

□“无家可归”的参考资料210

□完全过时的参考资料210

□把有效的参考资料放在档案柜最上层的抽屉或是最容易拿到的位置210

□过时的参考资料分两类210

□接下来转移注意力到有效的参考资料上210

□“待分类”资料211

七、建档注意事项211

□确定设计211

□增加档案夹212

□每一个悬挂式档案夹内，应放置数个内部档案夹212

□厚度控制213

□建立索引目录，列出大（悬挂式）小（内部）档案213

□标明档名214

□标明日期214

□档案柜抽屉也要贴上标签214

□资料存档避免使用回形针214

□字母顺序：用哪一个做开头215

□要归档的资料大致可分为三种215

□基本档案系统215

八、找出合用的档案系统215

□按字母顺序的档案系统217

□字母档案系统建立（之一）218

□字母档案系统建立（之二）218

□字母档案系统建立（之三）219

□类目档案系统220

□编号档案系统221

□以颜色区分档案223

单据的处理227

一、掌握单据227

□处理单据的好处227

□收集单据227

二、使用档案及装订夹、信封、记录电脑化228

□利用档案按主次分类228

□有关收据分类档案系统的几点建议229

□利用装订夹230

□利用信封232

□记录电脑化232

三、收据分类法范例233

座驾变成流动的办公室239

一、“小”车大用239

□如何做到车内办公用品“小而全”239

□整理好车内的文书档案240

□车内用品规划设计241

二、汽车办公室现代化种种242

□公文包成为“桥梁”242

□掌握里程数243

□汽车电话（移动电话）244

□移动电话类型245

□做记录及保留电话号码246

□携带式传真机247