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PART Ⅰ：Backgrounds背景1

Chapter 1：起步3

写作——必不可少的工作技能3

面向全球市场的写作6

竞争国际业务6

与国际客户沟通：从他们的视角看世界6

公司内部的文化多样性8

使用国际英语8

有效写作的四个关键因素8

确定目标读者10

建立写作目标15

构建信息16

选择风格和语气18

职场写作的特点20

1．提供实用信息20

2．提供事实，而非印象21

3．通过视觉手段阐明和浓缩信息21

4．提供精确的计量单位23

5．明确职责24

6．说服和提供建议24

符合道德规范的职场写作27

职场中的道德要求29

国际读者和道德标准29

雇主坚持并监督员工的职业道德30

有助于达成道德决策的几条准则31

道德困境33

符合职业道德的写作34

成功的雇员也是成功的写作者36

Revision Checklist37

Exercises38

Chapter 2：写作过程43

写作是什么，不是什么43

写作是什么43

写作不是什么44

写作过程44

调研44

策划45

起草50

修改55

编辑59

Chapter 3：合作写作及会议要点76

团队合作是业务成功的关键76

合作写作的优势78

合作写作和写作过程80

案例研究：合作编辑81

建立一支成功的写作团队的准则83

成为有价值的团队成员的十条准则84

合作团队中的冲突起因及解决方案85

常见问题和切实可行的解决方案85

合作模式87

协作模式88

序列模式88

功能模式88

综合模式91

案例研究：合作写作文件的形成91

第一稿93

后续稿95

最终稿97

电脑辅助的合作97

电脑辅助的合作的优势99

群件的类型100

电脑辅助的合作模式105

如何避免电脑辅助合作中的错误106

会议107

策划会议107

设计议程108

在会议中遵守礼仪109

做会议记录110

做笔记113

Revision Checklist114

Exercises115

PART Ⅱ：信函119

Chapter 4：写作日常商务信函121

备忘录、传真、电子邮件、即时通讯、博客的共同点121

备忘录122

备忘录协议122

用电子邮件还是纸质信函？124

备忘录的读者、风格和语气124

备忘录的格式127

撰写备忘录的策略129

发送备忘录129

传真130

发送传真的准则130

电子邮件131

商业电子邮件与个人电子邮件131

电子邮件是有法律效力的记录132

使用电子邮件的准则134

何时不宜使用电子邮件140

商业用途的即时通信140

即时通信与电子邮件的取舍140

职场上使用即时通信的准则142

博客142

撰写内部博客的准则143

撰写外部博客的准则145

Revision Checklist149

Exercises150

Chapter 5：信函写作153

互联网时代的信函153

信函格式154

齐头格式154

折中格式154

连续页157

信函的组成部分157

日期157

信内地址157

称呼语159

信函主体159

信末客套语159

签名160

随信附件提示语160

抄送160

信函的外观161

如何撰写标准的商业信函162

给读者留下良好印象164

树立以读者为中心的态度：四条准则165

国际商业通信170

与国际读者沟通应遵循的准则173

尊重读者的国家、民族和种族习惯181

案例研究：致信给不同文化背景的客户183

两个版本的销售信函183

Chapter 6：商务信函类型195

组织编排信息195

四种最常见的商务信函196

咨询函197

特殊要求函197

销售信函201

做好准备工作201

有效销售信函的四个A203

客户关系信函207

交际策略和读者心理207

客户总是写信208

设计客户关系信函——准备步骤208

跟进信212

投诉信212

答复信218

回绝信226

收款信228

撰写高质量的信函：助您迈向成功的几点建议233

求职241

雇主招聘的步骤241

应聘成功的步骤242

分析你的优势，限定你的工作搜索范围243

在正确的地方找工作243

档案和职业文件夹／网上文件夹246

档案247

职业文件夹／网上文件夹248

准备简历251

雇主喜欢在简历中看到什么251

写简历的步骤253

简历的组成部分254

组织简历261

在线简历266

求职信273

求职信与简历的不同之处273

如何写求职信273

参加面试281

为面试做准备281

面试中可能会被问到的问题282

如何谈薪水的问题283

你可以向面试者提的问题283

面试者不能问你的问题283

面试中的十项行为准则284

后续信286

接受或拒绝一个工作机会286

寻找正确的工作令你受益无穷286

PART Ⅲ：搜集和总结信息295

Chapter 8：工作中的研究和归档297

一些研究的场景298

学校和职场所做研究的差异299

有效的职场研究的特点300

研究过程301

两种类型的研究：初级研究和二级研究303

案例研究：现实世界中的初级和二级研究305

初级研究310

直接观察、现场访问和测试310

采访和焦点小组311

调查318

二级研究325

图书馆325

期刊数据库330

参考材料334

互联网搜索340

评估网站346

做笔记348

做笔记的重要性348

如何有效地做笔记348

记录的内容349

是否照录原文350

引用文献资料353

引用文献资料的道德规范：决定引用哪些内容353

引用格式354

MLA和APA的共同点355

MLA格式355

APA格式365

商业研究报告374

结论389

Revision Checklist389

Exercises390

Chapter 9：总结工作中的信息398

工作中总结的重要性398

总结的内容399

总结中应包括什么400

总结中应避免什么400

准备一份总结报告401

案例研究：总结一篇文章403

执行摘要408

经理们想在摘要中看到什么408

执行摘要的组织结构412

评价报告412

撰写成功的评价报告的准则413

对内容的评价414

对形式的评价414

摘要417

总结与摘要的区别417

撰写告知性的摘要419

撰写描述性的摘要420

撰写成功的新闻稿420

适用于新闻稿的主题420

有关坏消息的新闻稿422

不适合用于新闻稿的话题423

新闻稿的组织结构423

新闻稿的风格和语气427

Revision Checklist427

Exercises428

PART Ⅳ：准备文件及视图资料435

Chapter 10：设计清晰的视图437

职场中的视觉化思考437

运用视图的目的438

视图的类型及其功能439

选择有效的视图439

无效的视图：不应做什么443

如何插入和描述视图444

标注和说明视图444

注明视图来源445

在适当位置插入视图445

介绍视图447

说明视图447

视图分为两种：表和图448

表448

表的构成448

使用表格的准则449

图451

曲线图451

饼图、条形图、柱状图、组织结构图和流程图455

地图463

照片464

图画469

剪贴画470

使用视图须符合道德规范472

使用视图的道德规范474

针对国际读者使用适当的视图479

视图并不能在不同文化间通用479

针对国际读者使用视图的准则480

结论482

Chapter 11：设计成功的文件及网站491

以视觉角度组织信息491

有效设计的特点492

桌面出版493

字体493

模板493

图形494

选择版式设计前应注意的问题495

打印文件的基本知识496

页面设置496

版面样式501

图形505

颜色的使用506

糟糕的文件设计：不应做什么507

编写和设计网站508

网站的组织结构：基本知识508

网页与纸页的差异509

网页浏览者与传统读者的差异510

案例研究：将打印文件转换至网页510

如何设计和编写成功的主页512

为网站和其他文件创建故事板518

有效的页面设计的四条准则520

Chapter 12：撰写说明书及章程526

说明书与你的工作526

说明书的重要性526

安全性527

有效性528

方便性528

说明书的多样性528

评估并满足读者的需求528

确定读者需求的几个关键问题529

为国际读者撰写说明书530

有关如何满足读者需求的两个案例研究532

撰写说明书的过程533

计划操作步骤533

做一次试运行536

写作并测试你的草稿536

修改和编辑536

使用正确的文体537

有效地使用视图538

在说明书中使用视图的准则538

说明书的五个部分539

介绍539

设备和材料清单541

说明书的步骤542

警告、注意和说明544

结论546

全套说明书的范例546

撰写有关政策和规章的章程554

一些章程的举例554

满足市场需求554

几点建议555

Revision Checklist558

Exercises558

Chapter 13：写作具有竞争力的提案561

撰写成功的提案561

提案的特点562

提案的篇幅和范围各有不同562

提案是有说服力的计划563

提案常常是团队合作的成果563

提案的类型564

征求提案和提案要求564

非征求提案565

内部和外部提案569

撰写成功的提案的准则570

内部提案573

内部提案的常见主题573

遵循企业政策578

合理预见和解决目标读者的问题578

内部提案的组织结构579

销售提案581

目标读者及其需求581

如何构建销售提案581

申请撰写研究报告的提案587

申请撰写研究报告的提案的组织结构587

几点提示592

Revision Checklist592

Exercises593

Chapter 14：写作有效的短篇报告599

短篇报告的类型599

写作短篇报告的准则601

进行必要的调研601

预先考虑读者将如何使用你的报告602

保持客观，遵守道德规范603

审慎地谋篇布局604

写作应清晰简明604

使用适当的格式和视图605

案例研究：拙劣的短篇报告和有效的短篇报告606

定期报告610

销售报告610

进度报告610

进度报告的读者和长度611

进度报告的频度616

进度报告的组成部分616

旅行报告617

旅行报告所回答的问题617

旅行报告的常见类型618

测试报告625

测试报告需回答的问题625

案例研究：两份测试报告样本625

事故报告629

何时应提交事故报告630

事故报告的组成部分630

合法地保护自己632

有关短篇报告的几点提议633

Revision Checklist634

Exercises634

Chapter 15：仔细写作长篇报告638

长篇报告与短篇报告的差异638

范围639

研究639

格式641

时间641

读者641

合作641

撰写长篇报告的过程642

长篇报告的组成部分643

前文643

报告正文647

附属资料651

长篇报告范例651

有关长篇报告的几点建议668

Revision Checklist668

Exercises669

Chapter 16：职场中的成功演示670

演示的类型670

非正式情况介绍会670

如何准备非正式介绍会671

有效使用电话和手机671

电话礼仪671

正式演示673

分析你的听众673

正式演示的组成部分675

演示软件680

没有电脑的演示683

预演演示684

进行演示685

评估演示688

Revision Checklist691

Exercises691